Η δυνατότητα υποβολής με ηλεκτρονικό τρόπο -μέσω αυθεντικοποίησης με κωδικούς taxisnet-της αίτησης, της υπεύθυνης δήλωσης και της εξουσιοδότησης περιλαμβάνεται στην από 20-3-2020 Πράξη Νομοθετικού Περιεχομένου. Κάθε φυσικό πρόσωπο που ενεργεί για τον εαυτό του ατομικά ή με την ιδιότητα νομίμου εκπροσώπου νομικού προσώπου (χρήστης), ή με οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα εκπροσώπησης ή αντιπροσώπευσης τρίτου προσώπου που θα ορίζεται από το χρήστη ρητά στο σώμα του εγγράφου, δύναται να εκδίδει έγγραφα, όπως υπεύθυνη δήλωση, εξουσιοδότηση και αίτηση μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr).
Για την πρόσβαση στις ως άνω υπηρεσίες, απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη, με την χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet). Στον ιστότοπο της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης ο χρήστης επιλέγει μία από τις ακόλουθες υπηρεσίες: α) Υπεύθυνη δήλωση, β) Εξουσιοδότηση, γ) Αίτηση.
Στη συνέχεια, το σύστημα μεταφέρει τον χρήστη στο περιβάλλον της ΓΓΠΣΔΔ, προκειμένου να λάβει χώρα η αυθεντικοποίηση του χρήστη, δηλαδή η επαλήθευση των στοιχείων της ταυτότητάς του, με χρήση των διαπιστευτηρίων της ΓΓΠΣΔΔ (κωδικοί taxisnet).
Διαδικασία έκδοσης Ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσης (e-dilosi)
Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην υπεύθυνη δήλωση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του χρήστη,τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο τον χρήστη. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την υπεύθυνη δήλωση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.
Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας υπεύθυνης δήλωσής του, πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία συναίνεσης/αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.
Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη υποπαράγραφο (β) διαδικασίας συναίνεσης/αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης, η οποία, πλέον, φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα. Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της υπεύθυνης δήλωσης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms).
Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.
Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες: Είτε αποστέλλει τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της συνταχθείσας ηλεκτρονικής υπεύθυνης δήλωσής του στον φορέα-λήπτη μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον φορέα-λήπτη για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνει την ηλεκτρονική υπεύθυνη δήλωσή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη.
Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας. Τονίζεται ότι δεν απαιτείται σε καμία περίπτωση επικύρωση της εκτυπωμένης υπεύθυνης δήλωσης ούτε βεβαίωση του γνήσιου της υπογραφής του χρήστη.
Διαδικασία έκδοσης Ηλεκτρονικής Εξουσιοδότησης
Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην εξουσιοδότηση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του χρήστη, τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την εξουσιοδότηση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.
Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας εξουσιοδότησής του, πρέπει να ακολουθήσειτη διαδικασία συναίνεσης/αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.
Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη υποπαράγραφο (β) διαδικασίας συναίνεσης/αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης, η οποία, πλέον φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα. Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της εξουσιοδότησης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms).Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική 4 σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική εξουσιοδότηση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.
Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες: i. Αποστέλλει στον εξουσιοδοτούμενο τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον εξουσιοδοτούμενο για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνειτην ηλεκτρονική εξουσιοδότηση του, με σκοπό να την προσκομίσει στον εξουσιοδοτούμενο. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας. ή ii. Αποστέλλει ηλεκτρονικά τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του στον φορέα-λήπτη μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email),ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον φορέα-λήπτη ή εκτυπώνει την ηλεκτρονική εξουσιoδότησή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη.
Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας. Τονίζεται ότι δεν απαιτείται σε καμία περίπτωση επικύρωση της εκτυπωμένης εξουσιοδότησης ούτε βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του χρήστη.